諜報部長、お世話になっております!経理担当、諜報部員のMです。
経理について、ご理解頂けてますでしょうか?

さて、今回は「経費申請」についての困ったお話です。

経費申請




■困った経費申請について

みなさんの会社は経費申請の方法はどのような方法でしょうか?

請求書を経理に渡すだけの会社もあれば、申請を何かしらのシステムで行い、
申請書と請求書を経理へ提出するか会社もあると思います。
私が働いている会社では、基本後者です。
ですので、従業員の方は経費申請を行う場合、会計システムで申請を行って頂いています。

これは、2つ利点があります。
1つ目は、大量の仕訳を経理が入力する手間が省ける事。
2つ目は、内部統制において、必ず上長の承認なしには申請ができない事。
この2点です。

1つ目は、以前の会社で全伝票を入力していた私にとっては
神様のようなシステムです。
2つ目は、上場している企業では必要なようで、
「いつどのような役務提供を受け、いくらの費用が発生した」という事に
責任者が承認をしないと経理に申請が届かないようになっています。
でも、、、これが少し厄介。。。

どのような役務提供を受けたか、というのは仕訳で言うと勘定科目に紐付きます。
これは、経理でないと分からない事が多いので会計システム上、経理で修正ができます。
いつ発生したか、というのは計上日に紐付きます。
いくらの費用がかかる、というのは計上額に紐付きます。
「いつ発生したか」は予実の管理等の管理会計において、
重要性が高いので経理で修正する事ができません。
「いくらの費用がかかる」は当然の事ながら、承認額以外に修正が出来てしまったら
経理で不正が出来てしまうので、修正が出来ないようになっています。

ですが、経理以外の従業員の方は
「いつ、いくら発生した」という点を気にしない人がたくさんいるのです。。。
確かに、自分の目標数字が、かかった費用とは関係なく、
別の数値で設定されていれば、
費用の事などそんなに気にしないと思います。
とても残念ですが。。。

その場合、こちらで修正出来ないので出し直しになります。
そしてまた提出日が遅れる。。。
そして、経理の作業も遅れ・・・・。という事になるんですね。

もし、お勤めの会社で経費申請をする場合、
少し気にかけて頂けると良いかと思います。

今回の報告は以上です。次回はまた別のお話をさせて頂きます!